6. Сроки обработки и хранения ПДн
6.1. Сроки хранения ПДн в Организации, в общем случае,определяются в соответствие со сроками, установленными Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», Приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. N 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», а также иными требованиями законодательства Российской Федерации(по срокам исковой давности, по оформлению трудовых отношений и т.д.), нормативных документов федеральных органов исполнительной власти, документов, фиксирующих договорные отношения Организации с субъектами ПДн, и согласий субъектов на обработку ПДн.
6.2. Сроки хранения ПДн должны содержаться в документах, подтверждающих получение согласия субъекта ПДн на обработку его ПДн или во внутренних локальных документах Организации.
6.3. Обработка ПДн должна быть прекращена в случаях:
– выявления неправомерных действийс ПДн до устранения допущенных нарушений;
– достижения цели обработки ПДн;
– отзыва субъектом ПДн согласия на обработку своих ПДн;
– прекращения деятельности Организации.
6.4. Процедура хранения ПДн в Организации должна проводиться в порядке, который позволяет осуществлять хранениеПДн в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, не дольше, чем этого требуют цели обработки ПДн, если срок их хранения не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект ПДн
7. Порядок и условияобработки ПДн
7.1. Общие принципы обработки ПДн
7.1.1. Цели и способы обработки ПДн в Организации должны соответствовать требованиям Российского законодательства в области обработки и обеспечения безопасности ПДн.
7.1.2. Обработка ПДн в Организации может осуществляться в целях исполнения трудового законодательства Российской Федерации, в целях предоставления услуг по основным видам деятельности Организации, в целях осуществления взаимодействия с партнерами, подрядчиками и контрагентами в рамках договорных отношений и не может противоречить изначально заявленным при сборе ПДн целям.
7.1.3. В целях исполнения требований действующего законодательства РФ и своих договорных обязательств Организация может использовать как автоматизированную обработку ПДн, так и неавтоматизированную обработку с использованием бумажного документооборота.
7.1.4. Обрабатываемые ПДн должны быть достоверными, их объем и характер, а также способы обработки должны соответствовать изначально заявленным при сборе ПДн целям. Не допускается обработка ПДн, избыточных по отношению к заявленным целям.
7.1.5. ПДн подлежат правовой охране как сведения конфиденциального характера в соответствии с федеральным законодательством. Обеспечение конфиденциальности ПДн не требуется в отношении общедоступных ПДн.
7.2. Получение согласия субъектана обработку ПДн2.2.1. Обработка ПДн субъектов должна осуществляться с их согласия на обработку их ПДн, а также в иных случаях, предусмотренных статьей 6 Закона № 152-ФЗ.
7.2.2. В случаях, предусмотренных Законом № 152-ФЗ, обработка ПДн должна осуществляться только с согласия в письменной форме субъекта ПДн:
– Обработка специальных категорий ПДн,
– Обработка биометрических ПДн,
– Трансграничная передача ПДн в страны,не обеспечивающие адекватной защиты прав субъекта ПДн,
– Включение в общедоступные источники ПДн,
– Принятие решений на основании исключительно автоматизированной обработки ПДн.
7.2.3. При недееспособностисубъекта письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель.
7.2.4. Организация обязана иметь доказательство получения согласия клиента на обработку его ПДн (в том случае, если такое согласие является необходимым).
7.2.5. Согласие на обработку ПДн может быть дано субъектом или его законным представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку ПДн от представителя субъекта полномочия данного представителя должны быть проверены Организацией. Форма согласия может быть в письменной, в электронном виде через Сайт Организации, конклюдентной или иной форме, предусмотренной действующим законодательством.
7.2.6. Согласие на обработку ПДн может быть дано субъектом или его законнымпредставителем на Сайте Организации при заполнении веб-формы, путем проставления галочки или конклюдентным действием, для реализации следующих целей:
- Помощь в поиске инвесторов и подборе подходящих площадок для бизнеса, организация мероприятий с Правительством Приморского края и органамиместного самоуправления Приморского края,
- Публикация частной площадкина Сайте,
- Прием обращений инвестиционной тематики,
- Анализ пользовательской активности субъекта персональных данных на Сайте Оператора с помощью сервиса веб-аналитики «Яндекс Метрика» для улучшения работы Сайта.
7.2.7. Клиенты Организации дают конклюдентное согласиена обработку их ПДн в случаях:
– Предоставление удостоверения личностидля прохода на территорию Организации.
– Участие в опросах, проводимых Организацией.
7.2.8. В соответствии с пунктами2 - 11 части 1 статьи 6, а также пунктом 4 статьи 6 Закона
№ 152-ФЗ обработка ПДн можетосуществляться без согласиясубъекта на обработкуего ПДн:
– обработка ПДн необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом,для осуществления и выполнения, возложенных законодательством Российской Федерации на Организация функций, полномочий и обязанностей;
– обработка ПДн необходима для осуществления правосудия, исполнения судебного акта, акта другогооргана или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
– обработка ПДн необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому являетсясубъект ПДн, а также для заключения договора по инициативе субъекта ПДн или договора, по которому субъект ПДн будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
– обработка ПДн необходима для защиты жизни,здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта ПДн, если получение согласия субъекта ПДн невозможно;
– обработка ПДн необходима для осуществления прав и законных интересов Организации или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта ПДн;
– обработка ПДн осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в статье 15 Закона№ 152-ФЗ, при условии обязательного обезличивания ПДн;
– осуществляется обработка ПДн, доступ неограниченного круга лиц, к которым предоставлен субъектом ПДн либо по его просьбе (далее – ПДн, сделанные общедоступными субъектом ПДн);
– осуществляется обработка ПДн, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом Российской Федерации.
В Организации к таким ситуацияммогут относиться:
– Взаимодействие с Пенсионным фондом РФ;
– Взаимодействие с налоговыми органами;
– Взаимодействие с таможенными органами;
– Взаимодействие с Федеральной службой финансового мониторинга;
– Взаимодействие с БанкомРоссии;
– Взаимодействие с органамипредварительного следствия;
– Взаимодействие с органамивнутренних дел;
– Взаимодействие с судебными органами;
– Взаимодействие со Счетнойпалатой Российской Федерации;
– Взаимодействие с Федеральным органом исполнительной власти в областифинансовых рынков;
– Взаимодействие с Фондомсоциального страхования Российской Федерации;
– Взаимодействие с органамипринудительного исполнения судебныхактов, актов других органов и должностных лиц;
– Взаимодействие с лицами,указанными клиентом Организации в завещательном распоряжении;
– Взаимодействие с нотариальными конторами;
– Оплата от именитретьего лица;
– Обработка доверенностей;
– Обработка ПДн представителей юридических лиц;
– Взаимодействия с иностранными консульскими учреждениями;
– Взаимодействие с региональными органами исполнительной власти.
7.3. Получение ПДн2.3.1. Получение ПДн субъектадолжно осуществляться лично, за исключением случаев получения ПДн из общедоступных источников.
7.3.2. Организация можетполучать ПДн клиентаот третьих лиц при условииналичия согласия на обработку и/или оснований, указанных в пунктах 2 - 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона № 152-ФЗ.
7.3.3. В таком случаеобязанность получения согласияна обработку ПДн лежит на передающей третьей стороне.
7.3.4. При необходимости получения дополнительных сведений о субъекте ПДн ему должен быть направлен соответствующий запросна получение дополнительных ПДн и согласия на их обработку с указанием целей, способов и сроков обработки этих ПДн.
7.3.5. Если ПДн получены не от субъекта ПДн и их обработка не поручена Организации оператором, Организация до начала обработкитаких ПДн обязанпредоставить субъекту ПДн следующую информацию:
– наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя;
– цель обработки ПДн и ее правовое основание;
– предполагаемые пользователи ПДн;
– установленные Законом № 152-ФЗправа субъекта ПДн;
– источник получения ПДн.
7.3.6. Источниками ПДн субъектов в Организации могут являться:
– Анкеты,
– Резюме,
– Договоры,
– Формы,
– Сайт Организации,
– Заявки/заявления,
– Информация из приёмной(рецепции),
– Телефон,
– Копии предоставляемых документов,
– иные источники в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
7.4. Доступ к ПДн2.4.1. Доступ к ПДн, содержащимся как в ИСПДн Организации, так и на бумажных носителях, могут иметь сотрудники Организации, которым ПДн необходимы в связи с исполнением ими трудовых обязанностей.
7.4.2. При оформлении трудовых отношений сотрудники Организации должны подписывать Обязательство о неразглашении сведений, составляющих конфиденциальную информацию (в том числе и ПДн) и проходить обязательный инструктаж.
7.4.3. Также должно осуществляться ознакомление сотрудников под роспись с другими внутренними документами Организации по защите ПДн.
7.4.4. Каждый пользователь должен иметь индивидуальную учетную запись, которая определяет его права и полномочия в ИСПДн Организации. Информация об учетной записи не может быть передана другим лицам. Пользователь несет персональную ответственность за конфиденциальность сведений собственной учетной записи. Запрещено использование для доступа к ИСПДн Организации учетных записей других пользователей.
7.4.5. Созданием, удалением и изменением учетных записей пользователей автоматизированной информационной системы должны заниматься уполномоченные администраторы в соответствии с должностными обязанностями.
7.4.6. Список лиц (пользователей), допущенных к работе в ИСПДн, должен вестись в соответствии с утвержденными процедурами предоставления доступа к информационным ресурсам.
7.5. Использование ПДн2.5.1. ПДн субъектов ПДн могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение, как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
7.5.2. Ввод ПДн в ИСПДн Организации может осуществляться сотрудником, имеющим доступ к работе с ПДн, и в соответствии с его должностными обязанностями.
7.5.3. Сотрудники, осуществляющие ввод и обработку данных с использованием ИСПДн, несут ответственность за достоверность и полноту введенной информации.
7.5.4. При работе с программными средствами ИСПДн Организации, реализующими функции просмотра и редактирования ПДн, должна быть запрещена демонстрация экранных форм, содержащих такие данные, лицам, не имеющим соответствующих должностных обязанностей.
7.5.5. Копировать и делать выписки ПДн сотрудника может быть разрешено исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя или уполномоченного им лица, за исключением подразделений в служебные обязанности, которых входит обработка ПДн сотрудников.
7.5.6. В случае если Организации оказывают услуги юридические и физические лица наосновании заключенных договоров (либо иных оснований) и в силу данных договоров они должны иметь доступ к ПДн клиентов и\или сотрудников Организации, то соответствующие данные предоставляются Организацией только после подписания с лицами, осуществляющими обработку ПДн по поручению Организации, соответствующего договора (соглашения) о конфиденциальности, в котором должны быть определены перечень действий (операций) с ПДн, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку ПДн, и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность ПДн и обеспечивать безопасность ПДн при их обработке, а также должныбыть указаны требования к защите обрабатываемых ПДн в соответствии со статьей 19 Закона № 152-ФЗ.
7.6. Передача ПДн2.6.1. Передача ПДн допускается в минимальных объемахи только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
7.6.2. При передаче ПДн субъекта ПДн третьим лицам, в том числе представителям субъекта ПДн, эта информация должнабыть ограничена только теми ПДн субъекта ПДн, которые необходимы для выполнения третьими лицами их функций.
7.6.3. Передача ПДн третьим лицам (включая надзорные органы) возможна только в случаях, прямо предусмотренных законодательными и нормативными актами, либо в случае согласия субъекта ПДн.
7.6.4. В случае если обязанность, либо возможность предоставления имеющихся в распоряжении Организации ПДн иным лицам (включая органы государственной и муниципальной власти) установлена законодательством, Организация обязана предоставить указанные данные в составе, виде и сроки, указанные в законодательных или нормативных актах.
7.6.5. Если обязанность предоставления ПДн фиксируется соответствующим запросом (ходатайством) уполномоченного лица, запрос подлежитобязательной проверке в целях контроля над обоснованностью предоставления запроса.
7.6.6. Любые запросы на раскрытие ПДн от третьих лиц, не являющихся субъектами раскрываемых ПДн, подлежат обязательному рассмотрению на предмет обоснованности.
7.6.7. При передаче ПДн третьим лицам Организация обязана уведомлять лиц, получивших ПДн, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они
сообщены, и требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено. Лица, получившие ПДн, обязаны соблюдать их конфиденциальность и безопасность.
7.6.8. ПДн могут быть переданы как на бумажном носителе, так и в электронном виде.
7.6.9. Средства криптографической защиты информации могут не применяться в случаях:
– передачи ПДн в пределах контролируемой зоны;
– при записи на учтенные машинные носители информации, включая сменные машинные носители информации.
7.6.10. Передача документов (иных материальных носителей), содержащих ПДн субъектов, может быть осуществлена при наличии у лица, уполномоченного на их получение договора (соглашения) о неразглашении конфиденциальной информации либо наличие в договоре с третьим лицом пунктов о неразглашении конфиденциальной информации, в том числе, предусматривающих защиту ПДн субъекта.
7.6.11. Передача информации, содержащей сведения о ПДн субъектов ПДн, по телефону, факсимильной связи, незащищенной электронной почте запрещается.
7.7. Трансграничная передача ПДнТрансграничная передачаПДн Организацией не осуществляется.
7.8. Обезличивание ПДн2.8.1. Обезличивание может производиться в целях предоставления статистической отчетности, агрегированной информации о деятельности Организации, а также в иных целях, предусмотренных действующим законодательством, например, по достижении целей их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей в соответствии со статьей 5 Закона № 152-ФЗ.
7.8.2. Обезличенные ПДн должны представлять собой информацию на бумажном или магнитном носителе, принадлежность которой к конкретному физическому лицу невозможно определить без использования дополнительной информации в силу произведенных при обработке ПДн действий, такими как:
– абстрагирование ПДн,
– скрытие ПДн,
– внесение шума в ПДн,
– замена ПДн,
– замена данных средним значением,
– разделение ПДн на части,
– использование специальных алгоритмов.
7.8.3. Лицо, ответственное за защиту ПДн субъекта обладает правом самостоятельного обезличивания ПДн. При необходимости получения иных обезличенных ПДн, сотрудники обязанынаправить соответствующему лицу,ответственному за защитуПДн клиентов, служебную записку с запросом соответствующих данных, если предоставление таких данных не осуществляется в рамках должностных обязанностей и регламентов.